Welcher Fulfillment-Anbieter passt zu mir?

Sie sind Online-Händler oder planen es? Sie wollen die Versandabwicklung und Lagerlogistik outsourcen? Dann bietet sich die Beauftragung eines professionellen Fulfillment–Anbieter an. Mittlerweile finden sich zahlreiche Fulfillment-Annbieter mit unterschiedlichem Leistungsspektrum im Markt. Von klein bis zu groß, von Generalisten bis zu Spezialisten. Mit und ohne Branchenfokus. Bei der Auswahl des künftigen Fulfillment-Partners sollten Sie Ihre Vorstellung und Bedürfnisse klar kommunizieren.

Wie also nun den passenden Fulfillment–Anbieter finden? Mit einem Fragenkatalog können Sie eine Matrix der potentiellen Partner erstellen und diese objektiv vergleichen.

Zur Vorbereitung sollten Sie zuerst einmal selbst die wesentlichen Eckdaten und Anforderungen zusammentragen. Diese sollten sowohl die heutigen Werte, als auch die zukünftige geplante Entwicklung berücksichtigen.

• Wie hoch ist das Versandvolumen?
• In welche Länder soll verschickt werden?
• Wie viel Lagerkapazität wird benötigt?
• Welche Anforderungen stelle ich an das Lager?
• Wie viele Artikel sind im Bestand?
• Werden B2B- und/oder B2C-Kunden beliefert?

Ihr Fragenkatalog für den potentiellen Fulfillment-Anbieter sollte den gesamten Prozess abdecken. Vom Wareneingang, Lagerung, Pick & Pack bis zum Versand bzw. der Retoure.

Darüber hinaus sollten Konditionen und IT-Anbindung intensiv beleuchtet werden. Wie sind die Vertragslaufzeiten? Wie die Zahlungsbedingungen? Welche Leistungen werden garantiert? Welche Software setzt der Fulfillment-Anbieter ein? Welche Schnittstellen bietet diese?

Eingang

Was gibt es beim Wareneingang zu beachten?

• Werden Wareneingänge pro aktiv über ein System gemeldet?
• Wird eine quantitative und qualitative Prüfung vorgenommen?
• Wie und wie schnell werden Differenzen und Schäden gemeldet?
• Was passiert, wenn eine Warenlieferung ans Fulfillment-Lager unzureichend deklariert ist? Oder z.B. Produkt-Labels fehlen?

Lagerung

Wie ist das Lager des Fulfillment-Anbieter ausgestattet?

• Steht ausreichend Fläche für Ihre Waren zur Verfügung?
• Sind die Kapazitäten flexibel anpassbar, um saisonale Schwankungen und Auftragsspitzen abzudecken?
• Erfolgt die Lagerung im Hochregal auf Palettenstellplätze oder in einem Fachbodenregal für Kleinteile?

Bestehen weitere besondere Anforderung an das Lager?

• Wird eine Klimatisierung bzw. Kühlung benötigt (Min-/Max-Temperatur)?
• Müssen Chargen oder die Mindesthaltbarkeitsdauer (MHD) bezogen auf Artikel- und Stellplatz verwaltet werden?
• Wird ein Steuer- und/oder Zolllager benötigt?

Pick und Pack

• Welche Kartonage und Füllmaterialien werden verwendet?
  • Sind diese durch die Paketdienste zertifiziert und somit versichert?
• Wie wird gepackt? Vorteilhaft für den Versender und/oder den Empfänger?
• Ist der Anbieter bei der Zentrale Stelle Verpackungsregister (ZSVR) und bei einem Duales-System Anbieter gelistet?
• Ist die Kartonage neutral der trägt diese Logos des Fulfillers?
• Kann das Layout der Kartonage mit eigenem Logo versehen werden?
• Kann optional auch eigene Kartonage genutzt werden?
• Können den Paketen Beilagen (wie Flyer, Aufkleber, Werbematerial) hinzugefügt werden?

Versand

• Über welche Paketdienste erfolgt der Versand?
  • Wer entscheidet über die Auswahl des Paketdienstes? Ist die Auswahl fix durch den Fulfillment-Dienstleister festgelegt oder je Auftrag frei wählbar?
• Besteht die Möglichkeit des Speditionsversand?
• Finde eine automatische Adressprüfung statt?
• Wie ist die Durchlaufzeit von der Auftragsübermittlung bis zum Versand?
• Wie sind die Regellaufzeiten?
• Wann ist der Annahmeschluss für die tägliche Auftragsverarbeitung (Cut-off-Zeit)?
• Wird eine durchgängige Sendungsverfolgung automatisiert bereitgestellt? Erhalten die Empfänger eine Benachrichtigung per E-mail?
• Werden Zusatzleistungen wie Express- und Nextday oder Verzollung angeboten?
• Gibt es weitere Anforderung wie Ident- oder Alters-Check?

Retourenmanagement durch den Fulfillment-Partner

• Werden Retourenscheine den Paketen beigelegt?
• Gibt es ein Retouren-Portal für die Empfänger?
• Erfolgt eine Wareneingangsprüfung für retournierte Waren?
  • Was geschieht mit Retouren ohne Begleitschein?
  • Oder Retouren die unfrei zurückgesendet wurden?
  • Wir ggf. eine Entsorgung übernommen?
• Wie lange dauert die Retourenbearbeitung und Rückmeldung?
  • Werden die Gründe der Retouren rückgemeldet?

Konditionen und Vereinbarung mit dem Fulfillment-Anbieter verhandeln:

Welche Kosten fallen an und wie kann man damit kalkulieren?

• Wie wird die Lagermiete berechnet? Nach Volumen, Stellplätze, Artikel?
  • Wie erfolgt die Abrechnung? Tagesgenau, Monatshöchststand?
• Welche Pick- und Packgebühren fallen an? Wird je Paket, Artikel oder pauschal berechnet?

Wie ist das Vertragswerk gestaltet?

• Gibt es eine schriftliche Vereinbarung zu den Rechten, Pflichten und Leistungen der Partner?
• Gibt es ein Service-Level-Agreement (SLA), mit dem der Fulfillment-Partner Leistungen wie Qualität, Fehlerquote und Liefertreue zusichert? Was sind die Konsequenzen bei Nichteinhaltung?

IT-Anbindung mit dem Fulfillment-Dienstleister frühzeitig klären:

Wie erfolgt die Datenübergabe zwischen Auftraggeber und Fulfillment-Anbieter? Welches Warehouse Management System wird eingesetzt?

• Können für B2C-Kunden Online-Shops (wie Shopify, Shopware oder WooCommerce) und Marktplätze (wie Amazon und Ebay) online angebunden werden?
• Wie werden Auftragsdaten für B2B-Lieferung elektronisch an den Fulfiller übermittelt?
• Übermittelt das System des Anbieters die Lagerbestände und Paketnummern online zurück?
• Gibt es einen direkten Ansprechpartner für die IT-Themen?
• Gibt es eine dokumentierte Vorgehensweise für die Einführungs- und Testphase?

Diese Zusammenstellung soll Sie bei der Wahl des richtigen Fulfillment–Anbieter unterstützen. Sie hat keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Gerne erstellen wir für Sie einen, auf Ihre Anforderungen hin zugeschnittenen Fragenkatalog, sowie eine umfassende IT-Checkliste.